W roku 1969 odbyła się pierwsza transmisja danych przez sieć ARPANET pomiędzy dwoma ośrodkami akademickimi w Stanach Zjednoczonych. Jednak pierwsza strona internetowa powstała dopiero w 1990 r., a pierwszy komunikator internetowy, tzw. IRC, powstał zaledwie rok wcześniej. Od tego czasu Internet rozwija się coraz szybciej. Dziś poprzez łącza można przesyłać ogromne ilości danych. Telewizja na żądanie, e-booki, gry czy monitoring online – to już rzeczywistość. Ciekawostką jest, że ojcem Internetu na świecie jest Paul Baran, Żyd polskiego pochodzenia, który już w 1967 r. wygłosił referat pt. „Marketing w roku 2000”, opisujący zakupy w wirtualnych sklepach oraz ideę wideokonferencji, a tym samym schyłek tradycyjnego marketingu. Jak wygląda etykieta komunikacji e-mailowej, czyli netykieta? W niniejszym artykule przedstawione zostaną jej najistotniejsze elementy.
POLECAMY
1 Aspekt
Szacunek dla odbiorcy
Dawniej, chcąc się z kimś skomunikować, pisano listy – gęsim piórem, kolorowym atramentem, na ślicznym papierze. Wartość takiego listu, opieczętowana woskową pieczęcią, była oczywista. Dziś coraz rzadziej pisze się listy. Rezygnuje się również z wysyłania kartek świątecznych na rzecz interaktywnych e-maili lub zwyczajnych SMS-ów. Korespondencja via e-mail wypiera konwencjonalne listy pisane odręcznie. Zmienił się czas dostarczenia, sposób (z papierowego na elektroniczny), dostęp. Nie zmieniła się jednak forma: e-mail jest nadal listem. Stąd podstawowe zwroty grzecznościowe – choćby nowoczesne – powinny wiązać się z należną temu faktowi dyplomacją, gdyż świadczą o poziomie nadawcy e-maila oraz szacunku do odbiorcy.
2 Aspekt
Rozsądny wybór firmowego adresu e-mail
Gabinet, klinika, szpital – każda z tych placówek powinna posiadać co najmniej jeden adres e-mail. Idealnie, jeśli adres jest zlokalizowany w domenie firmowej, np. rejestracja@szpital112.pl. Jeśli nie posiadamy swojej domeny, należy pamiętać, że konta pocztowe w ogólnodostępnych serwisach są bezpłatne, ale jedynie w wypadku ich niekomercyjnego zastosowania. Warto się zastanowić, jakiej przestrzeni nazw będzie się używać w placówce medycznej dla kont pocztowych. Jedną z opcji jest np. imię.nazwisko@szpital112.pl. Inną będzie definiowanie kont pocztowych w oparciu o stanowisko, np. dyrektor@, sor@, ordynator-k1@. Dzięki takiemu prostemu zabiegowi adresy e-mail będą przyporządkowane do stanowisk, a tym samym niezależne od fluktuacji pracowników.
3 Aspekt
Prywatny e-mail – moje drugie „ja”
Korzystając z możliwości, jakie daje Internet, nie sposób jest funkcjonować bez adresu e-mail. Tego wymaga składanie zamówień, korzystanie z płatności online, rezerwowanie biletów do kina, sprzedaż aukcyjna lub też wypowiadanie się na forach internetowych i komunikowanie się na portalach społecznościowych. Zdecydowanie warto rozdzielić strefę firmową, czyli jednostki medycznej, od strefy prywatnej. Nie wszyscy pacjenci muszą wiedzieć, gdzie byliśmy na wakacjach, jaki kupiliśmy samochód lub jakie mamy hobby i dlaczego nasz kot choruje. Takie informacje są zbyt łatwe do znalezienia w sieci.
4 Aspekt
Wysyłanie wiadomości DO, DW i UDW
Chcąc wysłać elektroniczną wiadomość z programu pocztowego, z reguły korzysta się z pola DO. Tam wpisuje się adresata wiadomości. W polu DW (do wiadomości) wpisuje się osobę, którą chce się poinformować o fakcie wysłania maila, np. wysyłając informację do pacjenta, w polu DW wpisuje się adres e-mail rejestracji lub adres przełożonego.
Zasadność pola UDW (ukryte do wiadomości) jest często mylona i powoduje niekomfortowe sytuacje. Chcąc wysłać maile np. do wszystkich naszych pacjentów, informując np. o przerwie urlopowej, powinno się skorzystać z pola UDW. Wówczas żaden z odbiorów nie będzie widział adresów e-mail pozostałych pacjentów. Ponadto nie będzie miał wiedzy, do kogo e-mail został jeszcze wysłany. Natomiast podając adresy wszystkich pacjentów w polu DO lub DW, każdy odbiorca wiadomości uzyska wszystkie adresy e-mail pacjentów, co jest niezgodne z ustawą o ochronie danych osobowych. Polecane jest również wykorzystanie pola UDW do wprowadzania np. swojego prywatnego adresu e-mail, jeśli chce się mieć dostęp do treści wysłanego maila z innej skrzynki pocztowej.
5 Aspekt
Przekierowanie poczty
Dla każdego adresu e-mail można ustawić opcję przekierowania poczty na inny dowolny wskazany adres. Opcją tej funkcji jest możliwość pozostawienia oryginału wiadomości na koncie odbiorcy i przesłania kopii dalej. Ustawienie przekierowania poczty może być zdefiniowane na stałe lub tylko na czas, np. urlopu. Należy wówczas pamiętać, aby je wyłączyć po powrocie do pracy. Uniknie się wówczas sytuacji, w której osoba nas zastępująca otrzyma korespondencję dedykowaną wyłącznie nam.
6 Aspekt
Używanie autorespondera
Korzystając z różnych portali internetowych, często otrzymujemy automatyczną odpowiedź typu: „Państwa zgłoszenie zostało zarejestrowane”. Innym przykładem automatycznej odpowiedzi jest informacja o nieobecności w pracy np. „W dniach 12–14 stycznia br. jestem poza biurem. W pilnych sprawach proszę o kontakt z…”. Jest to bardzo wygodna funkcja, która wymaga jednak, aby pamiętać zarówno o jej uruchomieniu, jak i wyłączeniu. Idealnie, jeśli program pocztowy umożliwia czasowe uruchomienie automatycznej odpowiedzi, podając datę rozpoczęcia i zakończenia aktywnego autorespondera.
